Principer för ämnesordsindexering

Att ämnesordsindexera innebär att analysera ett verks innehåll och sedan översätta ämnes­analysen till termer hämtade från ett bestämt ämnesords­system. Syftet med ämnesords­indexeringen är att så väl som möjligt redogöra för ett verks innehåll så att användare kan hitta alla verk om ett visst ämne.

Ämnesordsindexering bör utföras på ett konsekvent sätt så att verk om samma ämne förses med samma ämnesord.

Klassifikation och ämnesord

Klassifikation och ämnesord är två olika, från varandra fristående, sätt att beskriva ett verks innehåll.

Klassifikationssystem

Klassifikationssystem är ofta disciplinbaserade och grupperar verk i klasser som är hierarkiskt ordnade, ofta med discipliner som t.ex. historia, etnologi, arkeologi som utgångspunkt. Klassifikationssystem är heltäckande, utarbetas uppifrån och ned, och utgår inte från verk i en särskild samling. Klassifikation uttrycks ofta med koder bestående av siffror och/eller bokstäver.

Ämnesordssystem

Ämnesordssystem däremot är ofta dokumentbaserade och lyfter fram det specifika ämnet och aspekter på ämnet. Exemplen nedan ger en samlad överblick över ämnet äktenskap behandlat ur olika perspektiv. Dessa verk om äktenskap placeras på olika ställen i ett klassifikations­system, inom disciplinerna etik, psykologi, religion, litteraturhistoria.

Pre- och postkoordinering

Ämnesordsindexering görs antingen pre- eller postkoordinerat.

Prekoordinerade ämnesord

Om du använder prekoordinerade ämnesord kombinerar du ämnesorden vid indexerings­tillfället, antingen som en fras eller som en sträng med huvudord och underindelningar. Genom denna sammansättning uttrycker du förhållandet mellan olika ämnen och begränsningar av ämnen.

Postkoordinerade ämnesord

Om du använder postkoordinerade ämnesord uttrycks ingen relation mellan de olika ämnesorden. Du anger då ämnesorden separat med ingen annan koppling till varandra än att de förekommer i samma verks­beskrivning. Ämnesorden kopplas samman först vid sökning.

Svenska ämnesord

Svenska ämnesord är ett system som bygger på både pre­koordinering och post­koordinering av ämnesord. I systemet kategoriseras ämnesord i olika ämnesords­typer. Ämnesorden kan konstrueras som enkla ämnesord, vara pre­koordinerade till fraser eller bestå av huvudord med underindelning/ar.

Vilka typer av material ämnesordsindexeras?

Alla typer av material går bra att beskriva med ämnesord. I Libris beskrivs främst biblioteksmaterial, till exempel facklitteratur, artiklar, skönlitteratur, barn- och ungdomslitteratur, bilder. Det är rimligt att ge "tyngre" publikationer en viss prioritet vid ämnesords­indexeringen.

Indexeringsdjup

Svenska ämnesord tillämpar principen om sammanfattande indexering. Man utgår från ett verks helhet och väljer de ämnesord som bäst beskriver och sammanfattar verkets innehåll i stort och som uttrycker verkets viktigaste ämnen. Normalt bör minst 20 procent av verket behandla ett ämne för att ett ämnesord ska bli aktuellt.

Specialbibliotek och bibliografier gör ibland uttömmande indexering och sätter ämnesord även för innehållet i särskilda delar av verket. Uttömmande indexering ger ökad fullständighet vid sökning, men medför samtidigt att man i sökresultatet får med även verk som bara till en mindre del handlar om ämnet. Gränsen 20 procent är godtyckligt satt, men används i många ämnesords­system.

Antal ämnesord

Hur många ämnesord som behövs för att beskriva ett verks innehåll varierar. Ibland är ett ämnesord tillräckligt, ibland behövs det flera. Det finns ingen begränsning av hur många ämnesord som får användas, men ha 20-procentsregeln i åtanke.

Vissa bibliotek har egna regler för hur många ämnesord man får använda. Library of Congress lägger vanligtvis maximalt 10 termer per resurs, med vissa undantag.

Ska alla typer av verk förses med ämnesord?

Om det är svårt eller omöjligt att med ämnesord uttrycka vad ett verk handlar om avstår man från att lägga ämnesord. Vissa typer av resurser får i allmänhet inga ämnesord till exempel heliga skrifter såsom Bibeln, Koranen och den vediska litteraturen. Ett annat exempel på resurser som är svåra att ämnesords­indexera är essäsamlingar där varje enskild essä behandlar ett eget ämne.

Ämnesord ska vara specifika

Använd specifika ämnesord som så nära som möjligt motsvarar verkets innehåll.

En viktig princip är att ämnesorden ska erbjuda specifik och direkt ingång. Specificitet är en egenskap som vid indexering står i förhållande till det aktuella verket. Allmänna verk om ett ämne indexeras med generella breda termer.

Ämnen som saknar ämnesord

Om Svenska ämnesord saknar ett ämnesord som exakt motsvarar ett verks innehåll får katalogisatören välja ett av följande alternativ:

• använda ett existerande ämnesord med snarlik betydelse
• använda en kombination av flera termer som tillsammans beskriver ämnet i fråga
• använda en något bredare term
• föreslå ett nytt ämnesord.

Vilket alternativ som är bäst avgörs av katalogisatören.

Föreslå nya ämnesord för ämnen som är viktiga att särskilja och som inte kan uttryckas med befintliga auktoriserade ämnesord. Ämnesords­förslagen kan du skicka in via det formulär som finns på sidan Föreslå ny term. Lägg alltid in den föreslagna termen som preliminärt ämnesord i den bibliografiska beskrivningen.

Ibland finns det orsaker till varför vissa termer inte är auktoriserade som egna ämnesord, se Specificitet. Termer som är för smala för att vara egna ämnesord kan du med fördel lägga som se-hänvisningar till föredragna termer.

Hjälp gärna användare att hitta rätt ämnesord genom att anmäla lämpliga se-hänvisningar som saknas i systemet.

Verk om ett ämne

Använd ett ämnesord som exakt motsvarar verkets innehåll, om ett sådant ämnesord finns.

Verk om flera ämnen

Verk om två eller tre ämnen

För verk om två eller tre ämnen används ett ämnesord för varje ämne, om inte ämnena tillsammans motsvarar en överordnad term. I så fall används den överordnade termen.

Verk om fyra eller fler ämnen

För verk om fyra eller fler ämnen används normalt en överordnad term som täcker in alla fyra ämnena, om en sådan term finns. Om ämnesorden inte har någon gemensam överordnad term används de enskilda ämnesorden, eller de mest centrala av dem.

Detta kallas ibland tre-regeln. Det finns inget principiellt som hindrar att du använder fler än tre underordnade termer i stället för en överordnad. Gränsen har snarare praktiska och resurs­mässiga skäl.

Verk med flera ämnesaspekter

Principerna för fyra eller fler ämnen (tre-regeln) gäller även för verk med flera ämnes­aspekter. Om ett verk innehåller många aspekter på samma ämne brukar man vanligtvis sammanfatta genom att endast lägga ämnesord för huvudämnet.

Verk om förhållanden mellan ämnen eller särskilda aspekter på ett ämne

Många verk behandlar förhållanden mellan ämnen, ämnen ur särskilda aspekter, ämnen med en viss begränsning i t.ex. tid eller rum. Följande alternativ används för att uttrycka förhållanden mellan ämnen:

1. Att uttrycka relationen med hjälp av en fraskonstruktion.

2. Att uttrycka relationen med ett sammansatt ämnesord

3. Att uttrycka relation genom kombination av flera enkla ämnesord eller flera sammansatta ämnesord

Vissa ämneskombinationer är möjliga att uttrycka pre­koordinerat via antingen fras­konstruktioner eller ämnesords­strängar, andra inte. Föredra alltid pre­koordinering när det är möjligt.

Innehållsanmärkningar

När verkets innehåll inte kan uttryckas på ett tillfredsställande sätt med ämnesord eller klassifikation kan man beskriva innehållet i en anmärkning.