FAQ - vanliga frågor och svar

Här hittar du vanliga frågor och svar om metadata och katalogisering.

Beskrivning

Därför att skaparna av bidragen inte är skapare av samlings­verket. Dessa agenter ska istället knytas till sina respektive bidrag.

I förhandsinformation för samlingar som innehåller verk skapade av olika agenter finns ofta skaparna till de verk som ingår i samlings­verket under Instans av / Verk. Eftersom det inte är korrekt ska du ta bort dessa agenter. Vid behov kan du ange dem tillsammans med sina respektive bidrag i Har del.

I vissa fall innehåller samlingen uppgifter om att en eller flera agenter har ansvarat för att välja ut och sätta samman de verk som ingår i samlingen. Sådana agenter ska knytas till samlings­verket. Ange agenten eller agenterna i egenskapen Medverkan och funktion / Medverkan med relationsbeteckningen (funktionen) Sammanställande redaktör.

Läs mer på sidorna:

Lokalt framställda kopior bör hanteras i bibliotekets lokala system. Lägg alltså inte in en post i Libris för skivan.

Ett tips för att ändå kunna återanvända Libris metadata i dessa fall är att tillfälligt lägga bestånd på posten för den strömmade talboken, sedan importera posten till den lokala katalogen och där justera det som behövs, t.ex. bärartyp, omfång, ta bort identifikator etc., och sedan radera beståndet i Libris.

Om ert bibliotek däremot har införskaffat en centralt framställd talbok på CD så kan biblioteket skapa en post för CD-utgåvan. Ofta görs detta av Btj och övriga bibliotek kan då lägga bestånd på dessa poster.

Vi rekommenderar att du i stället skapar en ny post för den elektroniska utgåvan. Om det gäller skönlitteratur på svenska kan verket vara utbrutet och då bör du skapa en ny instans­beskrivning för den elektroniska utgåvan och länka den till verket. När den elektroniska utgåvan får en egen beskrivning blir den också sökbar för den som vill avgränsa sin sökning till elektroniskt material.

Compilation och collaboration är begrepp som tidigare användes i Metadatabyrån som stöd för att avgöra verkets huvud­uppslag:

  • Med "compilation" menas en samling innehållande verk av olika skapare, till exempel en antologi. Författarna är skapare av sina respektive bidrag men är inte skapare av själva samlingen. En "compilation" får huvuduppslag på samlings­verkets titel.
  • Med "collaboration" menas ett verk som har flera skapare som samarbetat. En "collaboration" får huvuduppslag på skaparen med huvudsakligt upphovs­ansvar eller den först nämnda skaparen.

Ibland kan det vara svårt att förstå varför en viss agent står under Primär medverkan, när det inte är den först nämnda i upphovs­uppgiften. Det kan finnas olika förklaringar:

  • Katalogisatören har bedömt att det bara är en revidering av existerande verk. Då blir Primär medverkan densamma som för tidigare upplaga.
  • Det är en översättning och katalogisatören har följt respektive national­bibliografis modell.
  • Den inbördes ordningen mellan agenterna skiftar i olika resurser. Då ska du lägga in den först nämnda agenten i den först mottagna resursen under Primär medverkan.
  • Det är en konstnärsbok med övervägande konstnärens alster och konstnären ska därför läggas in under Primär medverkan.

Det finns många koder att välja på. Men enligt Libris-praxis kodas alla skol­böcker med "c", oavsett nivå. MARC-koden "c" står för Barn 10-12 år. I entiteten finns också texten "Läromedel" som en vägledning till att välja den koden för läromedel, avsedda för skolbruk (till och med gymnasiet). Välj alltså entiteten "Barn 10-12/Läromedel, Kod c". Entiteten ska länkas in under Instans av / Verk / Målgrupp. Komplettera vid behov med en målgrupps­anmärkning. Använd gärna publikationens målgrupps­anmärkning, till exempel "För årskurs 4". Det pågår en översyn av målgrupps­­koderna så denna praxis kan komma att förändras.

Det kan ibland vara svårt att avgöra om det är ett läromedel eller inte. För en lärobok är det oftast tydligt angivet i publikationen att den är ett läromedel, eller att den vänder sig till elever i årskurserna x,y,z osv. I knepiga fall kan du få vägledning av ifall förlaget är ett läromedels­förlag eller inte. Är du tveksam bör du låta bli att kalla det läromedel.

I amerikanska böcker anges ofta CIP-data (Cataloguing in publication data) på titelsidans baksida. Det är en förkortad version av den bibliografiska förhandspost som Library of Congress skapar för en bok innan den publiceras och som distribueras till bokförsäljare och bibliotek för att underlätta förvärv och katalogisering. CIP-data tillhör alltså egentligen inte själva manifestationen utan är lite som ett katalog­kort integrerat i boken.

Eftersom CIP-data är en typ av förhands­information kan uppgifterna vara felaktiga och vi rekommenderar därför att endast använda CIP-data som källa med varsamhet. Väljer du att hämta uppgifter från CIP-data bör du klamra dem.

Exempel på CIP-data i en bok:

Library of Congress Cataloging-in-Publication Data

Names: Juska, Jane. | Austen, Jane, 1775-1817. Pride and prejudice.
Title: Mrs. Bennet has her say / Jane Juska.
Description: Berkley trade paperback edition. | New York : Berkley Books, 2015.
Identifiers: LCCN 2014048297 | ISBN 9780425278437 (softcover)
Subjects: LCSH: Young women--England--Fiction. | England--Social life and customs--18th century--Fiction. | BISAC: FICTION / Historical. | FICTION / Romance / General. | GSAFD: Regency fiction. | Humorous fiction. | Satire.
Classification: LCC PS3610.U875 M77 2015 | DDC 813/.6--dc23
LC record available at https://lccn.loc.gov/2014048297

Mångspråk

Om du inte klarar att katalogisera boken enligt Librispraxis, lägg posten på miniminivå och ange katalogisatörens anmärkning. Katalogisatörens anmärkning används för att kommunicera till andra Libris­bibliotek att posten inte är fullständigt katalogiserad och vad du inte kunde göra, t.ex. att du inte kunde kontrollera romaniseringen.

När jag importerar en post kan katalogiserings­­språket vara kinesiska eller annat språk som jag inte förstår. Behöver jag ändra katalogiserings­­språket till svenska?

Nej. Om katalogiseringsspråket är på ett annat språk än svenska behöver du inte ändra till svenska. Om du gör om en importerad post enligt RDA och behöver skriva ut förkortningar kan du ändra katalogiserings­­­språket till svenska. Det gäller om du inte behärskar det ursprungliga språket. Behöver du komplettera en post med en enstaka uppgift kan du lägga till den på svenska utan att ändra övriga uppgifter eller katalogiserings­språk till svenska.

För verk och originalskrift gäller följande:

Originalet är på svenska men den är översatt till arabiska via engelska. Hur anger jag det i posten?

Ange språk: Arabiska.

  • Lägg till egenskapen Översättning av / Lägg till entitet / Skapa lokal entitet / Verk / Språk / Svenska
  • Lägg till egenskapen Intermediärt språk till översättningar / Lägg till entitet / Skapa lokal entitet / Verk / Språk / Engelska

Ska jag ange uppgifter i instansen med originalskrift? I så fall, vilka uppgifter gäller det?

Dessa egenskaper ska anges i originalskrift och romaniseras i instansen:

  • Titel
  • Övrig titelinformation
  • Upphovsuppgift
  • Medverkan och funktion
  • Utgivningsuppgift
  • Serieuppgift.

Hur anger jag eventuella upphovsuppgifter, som till exempel "översättning av xxx eller illustrationer av xxx?

Upphovsuppgiften anges i originalskrift i Instans. Librispraxis: Komplettera med upphovsuppgiften i romaniserad form.

Om jag ser i Libris att en bok har ett författarnamn som inte är läsbart, t.ex. "ea&g4molsf&%)##" eller en titel som ser ut som massa symboler och bokstäver som inte är läsbara, får jag ändra?

Du får ändra de felaktigheter som finns i posten. Om du ändrar i författarnamn och/eller i titeln ska du skicka ett ändrings­meddelande - cxz.

Vi har utvecklat riktlinjer för att stödja folkbibliotek med bristande språkkunskaper i katalogisering av böcker på olika språk. Dessa riktlinjer, baserade på RDA-reglerna, erbjuder en metodik för att hantera och katalogisera material som biblioteks­personalen annars inte fullt ut kan beskriva.

En central del av dessa riktlinjer är att främja samarbete och kunskaps­utbyte mellan bibliotek som ingår i det gemensamma Libris­kollektivet. Genom att dela och förbättra varandras katalog­poster kan biblioteken öka kvaliteten på den nationella katalogen och göra sina samlingar synliga och tillgängliga, trots språkliga utmaningar.

Libris

Presentationen och visningen av posterna i Libris webbsök borde ändras. Kan ni ordna det?

Libris webbsök är en tjänst där utformningen av tjänsten och dess funktionalitet inte längre utvecklas eller ändras. Till exempel är funktionen Skapa referens inte uppdaterad enligt de senaste versionerna av standarder för referenshantering. En ny version av Libris söktjänst är under utveckling.

Innehållet i posterna som visas i Libris webbsök kan vi förstås uppdatera fortfarande.

Formatet i Libris XL är uppbyggt för att vara flexibelt. De olika komponenterna som ingår i formatet ska kunna passa in på många olika ställen. Det finns i dagsläget inte så mycket kontroller inbyggda i katalogiserings­formuläret och formatet. Var därför observant när du katalogiserar så att du lägger rätt egenskap på rätt ställe.

Ja, bibliotekens äldre kataloger har förts över till Libris. Det mesta finns med men det kan finnas luckor. Sök noga innan du skapar nya poster för äldre material. Det kan vara inlagt enligt andra principer än i dag.

I princip ska biblioteken inte ändra i NB-poster utan att kontakta NB först.

Men däremot kan biblioteken komplettera posterna med ämnesord, om de följer riktlinjerna för Svenska ämnesord. Biblioteken kan också komplettera med klassifikation om detta saknas. Kontakta dock KB om du vill föreslå en ändring av befintlig klassifikation i en NB-post. Följ anvisningar och praxis för klassifikation i Metadatabyrån. Följ även anvisningar för ändrings­meddelanden.

Korrigera gärna uppenbara stavfel och liknande om de inte hör till beskrivningen. Observera dock att felaktigheter i källan för beskrivningen ska återges utan att rättas.

Katalogisatören bör bedöma vilken post som ska behållas. Flytta bibliotekets bestånd till rätt post. Skicka sedan ett ändrings­meddelande (cxz) till berörda bibliotek enligt instruktioner. Katalogsupport har behörighet att flytta andra biblioteks bestånd. Du kan därför skicka en begäran om det till Katalogsupport.

Du ska generellt inte ta bort poster utan bestånd. De tas bort maskinellt med jämna intervaller. Det gäller inte dubblett­poster som du upptäcker eller har råkat skapa själv. Dessa ska du ta bort när du har flyttat beståndet till den post som ska vara kvar.

Det bibliotek som lägger in länkar i Libris ansvarar för att länkarna hålls uppdaterade. Om du upptäcker en felaktig eller död länk, kontakta i första hand respektive bibliotek. Observera att e-plikt­poster innehåller uppgifter om var resursen ursprungligen publicerades, under Identifikator. Dessa länkar ska ligga kvar även om de inte längre leder till resursen.

Det kan dröja innan biblioteken hinner katalogisera nyutkomna böcker. För förlagsutgivna böcker skapas först Förhands­information i Libris. Det är en preliminär information i väntan på att boken ska komma ut, levereras och katalogiseras. Biblioteken uppgraderar förhands­informationen till en färdig katalogpost när boken har levererats till biblioteken. Böcker som beställs av låntagare brukar katalogiseras snabbt. För andra böcker kan det dröja längre. Du kan läsa om bokens väg på Kungliga biblioteket.

Nej, det används inte. Varje utgåva får en ny post. Men i formatet BIBFRAME kan man knyta instansbeskrivningar till länkade verk. I Libris har vi till att börja med infört länkade verk för skönlitteratur på svenska.

Skriv inte in ISBD-interpunktion för att avsluta en egenskap i Libris katalogisering. Systemet lägger till interpunktionen automatiskt vid export till MARC-formatet.

I några undantagsfall är det nödvändigt att använda ISBD-interpunktion inom en egenskap, för att separera uppgifter. Det finns instruktioner i Metadatabyråns exempel för de fåtal fall där du ska använda ISBD-interpunktion. Det gäller framförallt anmärkningar, egenskapen Upphovsuppgift samt i föredragna titlar för verk. I övriga fall, lägg inte in ISBD-interpunktion för att avsluta en egenskap. Använd vid behov klamrar inom en egenskap för att visa att du hämtat uppgiften utanför den föredragna källan. Se anvisningar under respektive materialtyp för mer information.

Identifikatorer

ISBN som bara finns med andra siffror än våra ”arabiska”, bör de vara sökbara i originalskrift?

ISBN är en identifikator och tillhör inte de beskrivande elementen som listas i RDA 1.4 och som ska återges som de förekommer i resursen. Det går dessutom inte att ange ISBN i olika skriftarter i Libris. Om du anser att det krävs för identifikation eller åtkomst kan du ange ISBN med andra siffror än arabiska i en anmärkning. Det blir dock inte sökbart om man filtrerar på ISBN.

Ange det ISBN som har återanvänts under Indirekt identifierad av. Om du har information om korrekt ISBN, ange det under Identifikator. Om du upptäcker att en utgivare har gjort systematiskt fel med flera ISBN, kontakta ISBN Sverige.

Serier och tidskrifter

En serie bör ha en serieuppgift och serieuppgiften bör ha en källa. Vanligen står serieuppgiften i publikationen du katalogiserar. Om du i stället vill beskriva att flera titlar ska läsas i en viss ordning kan du lägga in en anmärkning om "Serie/Fortsättningsarbete". Om du vill beskriva att titlarna handlar om en viss fiktiv gestalt, kan du ange den fiktiva gestalten som ämne.

Det finns flera metoder för flerbandsverk och författarserier, se en översikt på sidan Skönlitterära flerbandsverk/författarserier.

Nej. I Libris finns huvudposter för tidskrifter men inte årgångsposter. Vi rekommenderar att biblioteken vid behov skapar poster för tidskrifts­årgångar och årsboks­årgångar i lokala system i stället.

Årsboksårgångar som har egna titlar kan vid behov katalogiseras i egna poster i Libris.

RDA Toolkit

Material ska katalogiseras enligt de regler som gäller vid katalogiserings­tillfället. 2017 gick vi över till katalogreglerna RDA (Resource Description and Access) i Libris. Även material som är äldre än 2017 ska alltså katalogiseras enligt RDA. Undantag är materialtyper som följer andra regler, t.ex. äldre tryck (material tryckt före 1830) som än så länge katalogiseras enligt ISBD.

RDA Toolkit erbjuds via abonnemang och KB tillhandahåller verktyget för offentligt finansierade bibliotek. De bibliotek som är intresserade kan vända sig till Libris kundservice. Ange IP-nummer (enskilda nummer eller ett nummerspann) för er organisation.

Läs om hur tillgång till RDA Toolkit fungerar. Observera ny rutin för inloggning.

Observera att på grund av ett serverbyte har leverantören av RDA Toolkit gjort en förändring i hur IP-autentiseringen fungerar. Det innebär att du inte, som tidigare, blir automatiskt inloggad via IP-adress.

För att komma åt RDA Toolkit via IP-autentisering, gör så här:

1. Klicka direkt på login-knappen (inringad på bilden). Du kan lämna rutorna för användarnamn och lösenord tomma.

Logga in i RDA ToolkitFörstora bilden
Inloggat läge, i RDA ToolkitFörstora bilden

2. Du är inloggad när du ser "Kungliga biblioteket" längst upp till höger.

Automatiska flöden och export

Posterna för ljudböcker och e-böcker kommer via maskinella flöden. Metadata skapas av förlagen själva i leverantörens system. Leverantören får sällan in uppdateringar av metadata för de befintliga posterna och posterna kontrolleras eller berikas manuellt sällan i Libris. De bibliotek som har resurser och möjlighet kan dock korrigera uppenbara fel i posterna.

Postimport i Libris

Nej. Det ställer till problem för andra bibliotek som har bestånd på den preliminära posten. Komplettera och uppgradera i stället den befintliga posten, gärna med funktionen Berika från post.

Det skiljer sig från fall till fall om du måste det eller inte. I Riktlinjer för löpande auktoritets­arbete i Libris finns anvisningar för när en agent måste skapas. Oavsett om du skapar en ny agent eller inte så kom alltid ihåg att först kontrollera om det redan finns en agent. Länka i sådana fall till den.

Vi rekommenderar att du låter ämnesord ligga kvar i importerade poster. Termerna fyller flera funktioner. Dels visar de vilken ämnes­analys som det primär­indexerande biblioteket har gjort. Dels kan termerna fungera som underlag vid en framtida maskinell ämnesords­indexering. Vid import av poster från Libris till lokala kataloger går det naturligtvis bra att göra ett urval av vilka termer som ska tas med.

Det är inte obligatoriskt men vi rekommenderar det. För att användare ska kunna dra maximal nytta av ämnesords­indexeringen bör den utföras konsekvent så att verk om samma ämne förses med samma ämnesord.

Om ditt bibliotek får in materialet och du har den kunskap som krävs så bör du redigera posten och inte vänta.

Ämnesord och genre/form

Anledningen till att det kan ligga många och närliggande ämnesord i de länkbara verken är att dessa verk har skapats genom maskinell sammanslagning av flera lokala verksbeskrivningar. Du kan redigera ämnesbeskrivningen men följ riktlinjer och praxis för aktuella termlistor.

Ibland får jag flera träffar för samma ämnesord när jag söker, men från olika ämnesordssystem, till exempel Svenska ämnesord, Barn­ämnesord och Queerlit. Vilket system ska jag då välja?

De flesta bibliotek i Libris ska använda Svenska ämnesord. För barn- och ungdomsmaterial används Barnämnesord. Särskilda special­bibliotek eller ämnes­bibliografier använder egna termlistor för att uttrycka ämnen som är alltför specifika för att finnas i allmänna ämnesords­system.

Ämnesspecifika termlistor används ofta som komplement till indexering med Svenska ämnesord eller Barn­ämnesord. Exempel på ämnes­specifika termsystem är Queerlit (används för indexering av bibliografin Queerlit) och Svensk MeSH (används för indexering av material i medicinska databaser). Om du saknar ämnesord i Svenska ämnesord eller Barn­ämnesord ska du föreslå nya termer.

Svenska barnboksinstitutet (Sbi) ansvarar för indexering av den svenska barn- och ungdomslitteraturen och för administration av Barnämnes­ordslistan.

I Libris har de deltagande biblioteken haft olika principer för vilket material man har ansett vara lämpligt att ämnesords­indexera genom åren. Detta gör att det är svårt att ge ett generellt svar för vilket material som är indexerat.

Riktlinjerna för indexering med Svenska ämnesord har förändrats genom åren. Fram till år 2012 utgjorde SAO:s riktlinjer till stor del en svensk spegel av det amerikanska systemet LCSH:s riktlinjer. Där sker indexering genom att man knyter samman ämnesord och under­indelningar i långa strängar. Exempel på en ämnesords­­sträng som inte längre är giltig enligt dagens riktlinjer är:

  • Tyska krigsfångar--historia–Förenta staterna--1939-1945 (andra världskriget)

Enligt nuvarande riktlinjer ska ämnesorden läggas in för sig:

  • Krigsfångar–historia
  • Tyskar
  • Förenta staterna
  • Andra världskriget (1939-1945)

Vi rättar gamla strängar sporadiskt.

Egentligen borde samma titel ha samma ämnesordsindexering oberoende av utgåva, men ibland händer det att bibliotek indexerar utgåvor på olika sätt. Om du upptäcker sådana fall i Libris kan du höra av dig till Katalogsupport för korrigering.

Nej, du behöver inte skicka ut ett meddelande om du lägger till eller tar bort ett ämnesord. Se anvisningar om när du behöver skicka ändrings­meddelanden i Libris.

Meddelande ska däremot skickas ut om du ändrar eller tar bort agent som ämne, till exempel:

  • person
  • släkt
  • organisation
  • jurisdiktion
  • möte.

Ja, ämnesord som ingår i termsamling Facktermer får användas på skönlitteratur, och tvärtom. Däremot ska genre/formtermer som ingår i termsamling Facktermer endast användas på facklitteratur och genre/form­termer som ingår i termsamling Skönlitterära termer ska endast användas för skönlitteratur.

Till egenskapen Genre/form ska du inte enbart lägga genre/formtermer från system såsom saogf och barngf, utan även ange lämpliga MARC-koder för att beskriva resursens karaktär. Ibland överlappar genre/form­termernas och MARC-kodernas betydelse varandra (som i fallet för biografier). Men både term och kod behöver anges för att MARC-exporten ska bli korrekt. I framtida format­arbete planerar Libris­utvecklarna att slå ihop likabetydande termer och koder så att en dubblering av information inte är nödvändig.

Information finns i hjälptexten Verk i Libris katalogisering.

Se också exempelsamlingen på genre/formtermer och koder för monografier på sidan Exempel på användning av genre/form.

Använd principen sammanfattande indexering, som du kan läsa om här:

Denna typ av ämnesord används för resurser som behandlar hur ett särskilt ämne har skildrats i konsten eller i litteraturen. Du ska inte använda dessa termer för litteratur om hästar eller resurser med bilder på hästar.

Det kan dröja mellan ett par månader till ett år innan ditt föreslagna ämnesord blir godkänt. Alla ämnesords­förslag redovisas i på sidan Ämnesordsprotokoll.

Auktoritetsarbete och agenter

Ja, viss information är obligatorisk när du skapar en ny agent. I Adminmetadata är det obligatoriskt att ange resursen som är orsaken till att agenten skapas som källa. Vid namn­byte behöver du ange källa för det nya namnet. Se Adminmetadata för agenter i Libris för mer information.

Kontakta Auktoritetsgruppen på Kungliga biblioteket så får du hjälp. E-postadress: auktoritetsgruppen@kb.se

Ja, det kan du. Kom ihåg att lägga till en källa för uppgiften under Adminmetadata. Se anvisningar för Födelsetid och/eller dödstid Länk till annan webbplats. för mer information.

Författaren till boken jag katalogiserar använder sig av en pseudonym. Jag känner också till personens verkliga namn. Hur ska jag lägga till namnen när jag skapar en agent?

Om personen bara publicerar sig under en pseudonym ska du skapa agenten med pseudonymen som föredraget namn. Lägg då det verkliga namnet som ett variant­namn. Om personen publicerat sig under både pseudonym och verkligt namn, skapa en agent per namn. Du ska då länka mellan de båda agenterna.

Det finns utförliga anvisningar på sidan Pseudonymer med fler exempel på användning av pseudonym och verkligt namn i kombination.

Nej, det måste du inte. I Riktlinjer för löpande auktoritetsarbete i Libris finns anvisningar för när en agent måste skapas.

Ja, det måste du. Om det finns en agent med den gamla namnformen i Libris behöver den uppdateras. Anvisningar för hur det ska göras finns under rubriken Namnbyte på sidan Föredraget namn för personer.

Tipslåda

Sidinformation

Senast uppdaterad:
2024-09-25
Publicerad:
2023-12-05